Karta zgonu — kto wystawia, gdzie odebrać i do czego jest potrzebna
Karta zgonu to dokument medyczny, od którego zależy wszystko dalej: rejestracja zgonu w USC, odbiór ciała przez zakład pogrzebowy i pochówek. Bez niej żadna z tych czynności nie może się odbyć.
Krótka odpowiedź
Kartę zgonu wystawia lekarz, który stwierdził zgon: lekarz POZ, lekarz nocnej i świątecznej opieki, lekarz zespołu ratownictwa medycznego albo lekarz szpitala. Dokument jest bezpłatny. Rodzina odbiera go osobiście — w domu od razu od lekarza, w szpitalu zwykle następnego dnia roboczego w administracji. Kartę zgonu przekazuje się do urzędu stanu cywilnego, który na jej podstawie sporządza akt zgonu, oraz zakładowi pogrzebowemu, który na jej podstawie odbiera ciało.
Karta zgonu zawiera dane osobowe zmarłego (imiona, nazwisko, PESEL, datę i miejsce urodzenia), datę, godzinę i miejsce zgonu oraz informacje medyczne o przyczynie zgonu. Część dokumentu przeznaczona jest dla urzędu stanu cywilnego, część do celów statystycznych i sanitarnych, a część dla podmiotu zarządzającego cmentarzem.
Sprawdź dane osobowe od razu przy odbiorze, najlepiej z dowodem osobistym zmarłego w ręku. Literówka w nazwisku, błędny PESEL czy pomylona data urodzenia oznaczają konieczność powrotu do placówki i poprawienia dokumentu, zanim urząd sporządzi akt zgonu.
Imiona i nazwisko oraz nazwisko rodowe
PESEL, data i miejsce urodzenia
Data, godzina i miejsce zgonu
Przyczyna zgonu wpisana przez lekarza
02
Gdzie i kto może odebrać kartę zgonu
Przy śmierci w domu kartę wystawia i przekazuje lekarz na miejscu. W szpitalu, hospicjum lub domu opieki dokument odbiera rodzina — zwykle w administracji, izbie przyjęć lub prosektorium, w godzinach pracy sekretariatu. Odebrać może osoba najbliższa: małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo.
W praktyce część zakładów pogrzebowych odbiera kartę zgonu w imieniu rodziny na podstawie udzielonego pełnomocnictwa. To wygodne, ale nie przekazuj oryginałów dokumentów zmarłego firmie, z którą nie podpisałeś jeszcze umowy.
03
Karta zgonu a akt zgonu — czym się różnią
Karta zgonu to dokument medyczny wystawiany przez lekarza. Akt zgonu to dokument urzędowy sporządzany przez kierownika urzędu stanu cywilnego na podstawie karty zgonu. Instytucje — ZUS, banki, ubezpieczyciele, sądy — wymagają odpisu aktu zgonu, a nie karty.
Kolejność jest zawsze taka sama: stwierdzenie zgonu przez lekarza, karta zgonu, zgłoszenie w USC, odpisy skrócone aktu zgonu. Pierwszy odpis skrócony wydawany jest bezpłatnie przy rejestracji.
04
Co zrobić przy błędzie lub zgubieniu dokumentu
Błąd w danych poprawia placówka, która wystawiła kartę — im wcześniej to zauważysz, tym mniej formalności. Jeżeli akt zgonu został już sporządzony z błędem, sprostowanie odbywa się w urzędzie stanu cywilnego na wniosek osoby zainteresowanej.
Zgubienie karty zgonu przed jej złożeniem w USC oznacza konieczność wystąpienia do placówki o wystawienie dokumentu ponownie. Dlatego do urzędu warto pojechać najszybciej, jak to możliwe — po rejestracji zgonu funkcję dokumentu przejmuje odpis aktu zgonu.
Karta zgonu jest bezpłatna. Nie wolno pobierać za nią opłaty ani uzależniać jej wydania od skorzystania z usług konkretnego zakładu pogrzebowego.
Ile czeka się na kartę zgonu ze szpitala?
+
Najczęściej jest gotowa następnego dnia roboczego. Przy zgonie w piątek wieczorem odbiór może przesunąć się na poniedziałek, a przy sprawie prokuratorskiej — do zakończenia czynności.
Kto może odebrać kartę zgonu?
+
Osoba najbliższa zmarłego: małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo, a także pełnomocnik, w praktyce często pracownik zakładu pogrzebowego działający na podstawie upoważnienia rodziny.
Czy karta zgonu wystarczy w banku lub ZUS?
+
Nie. Instytucje wymagają odpisu aktu zgonu wydanego przez urząd stanu cywilnego. Karta zgonu służy wyłącznie do rejestracji zgonu i do pochówku.
Co jeśli w karcie zgonu jest literówka?
+
Zgłoś to placówce, która wystawiła dokument — poprawka przed złożeniem w USC jest najprostsza. Po sporządzeniu aktu zgonu konieczne jest sprostowanie w urzędzie stanu cywilnego.
Karta zgonu — wszystko, co trzeba wiedzieć przed wizytą w USC
Rozszerzone omówienie: budowa dokumentu, ścieżka od karty do aktu zgonu, pełnomocnictwo dla zakładu pogrzebowego, karta zgonu przy zgonie za granicą i przy sprawie prokuratorskiej oraz lista dokumentów, które warto mieć przy sobie.
Rozwiń pełny przewodnikZwiń↓
Droga dokumentu: od lekarza do cmentarza
Lekarz wystawia kartę zgonu, rodzina lub zakład pogrzebowy przekazuje ją do urzędu stanu cywilnego właściwego dla miejsca zgonu, urząd rejestruje zgon i sporządza akt zgonu, a część karty przeznaczona dla administratora cmentarza trafia do zarządcy nekropolii razem z dokumentacją pochówku.
Ten łańcuch ma jedno wąskie gardło: godziny pracy USC. Jeżeli zgon nastąpił w piątek po południu, rejestracja realnie odbędzie się w poniedziałek. Nie blokuje to jednak przygotowań — zakład pogrzebowy może w tym czasie odebrać ciało na podstawie karty zgonu.
Pełnomocnictwo dla zakładu pogrzebowego
Większość zakładów oferuje załatwienie formalności w USC i odbiór karty zgonu w ramach usługi. To realna oszczędność czasu, ale warto ustalić dwie rzeczy: czy usługa jest wliczona w cenę, czy płatna dodatkowo, oraz ile odpisów aktu zgonu zostanie zamówionych.
Nigdy nie oddawaj oryginałów dokumentów zmarłego przed podpisaniem umowy i nie zgadzaj się na przekazanie karty zgonu firmie, której nie wybrałeś świadomie.
Sytuacje nietypowe
Zgon w wypadku lub przy podejrzeniu przestępstwa — kartę wystawia się po czynnościach prokuratora
Zgon za granicą — obowiązuje zagraniczny dokument zgonu i transkrypcja aktu w polskim USC
Zgon osoby bezdomnej lub nieznanej tożsamości — procedurę prowadzi gmina
Martwe urodzenie — obowiązuje odrębna karta i odrębny tryb rejestracji
Dokumenty, które warto mieć przy sobie
Do odbioru karty zgonu i późniejszej wizyty w urzędzie przyda się dowód osobisty zmarłego, Twój własny dokument tożsamości oraz — jeżeli urząd o to poprosi — odpis aktu małżeństwa lub urodzenia zmarłego. Dowód osobisty zmarłego zostaje unieważniony w momencie rejestracji zgonu.
Zabierz też numer telefonu do zakładu pogrzebowego i notatnik: w urzędzie ustalisz liczbę odpisów aktu, a od tej liczby zależy tempo załatwiania spraw w ZUS, banku i u ubezpieczyciela.
