Akt zgonu w USC — termin, dokumenty, ile odpisów zamówić
Rejestracja zgonu w urzędzie stanu cywilnego zamienia kartę zgonu w dokument urzędowy, którego wymagają ZUS, banki, ubezpieczyciele, pracodawca i sąd spadkowy.
Krótka odpowiedź
Zgon zgłasza się w urzędzie stanu cywilnego właściwym dla miejsca zgonu, zwykle w ciągu 3 dni od sporządzenia karty zgonu (a przy zgonie z powodu choroby zakaźnej — 24 godzin). Zgłoszenia dokonuje osoba najbliższa lub pełnomocnik, najczęściej pracownik zakładu pogrzebowego. Potrzebna jest karta zgonu i dowód osobisty zmarłego. Pierwszy odpis skrócony aktu zgonu jest bezpłatny, kolejne kosztują 22 zł za odpis skrócony i 33 zł za zupełny. W praktyce zamów 5–7 odpisów.
Zgon zgłasza się w USC właściwym dla miejsca zgonu, a nie dla miejsca zamieszkania zmarłego czy rodziny. Jeżeli bliska osoba zmarła w szpitalu w innym mieście, rejestracja odbywa się w urzędzie tego miasta — dlatego zakłady pogrzebowe często przejmują ten obowiązek.
Zgłoszenia dokonuje osoba najbliższa: małżonek, krewny zstępny lub wstępny, rodzeństwo, a także pełnomocnik. Pełnomocnictwo do zgłoszenia zgonu nie wymaga formy notarialnej.
Małżonek zmarłego
Dzieci, wnuki, rodzice, dziadkowie
Rodzeństwo i powinowaci w linii prostej
Pełnomocnik, w tym pracownik zakładu pogrzebowego
02
Jakie dokumenty zabrać do urzędu
Podstawą jest karta zgonu oraz dowód osobisty zmarłego, który urząd unieważnia. Weź też swój dokument tożsamości. Urząd może poprosić o odpis aktu małżeństwa lub urodzenia zmarłego, jeśli dane w rejestrze wymagają uzupełnienia.
Jeżeli zmarły był cudzoziemcem albo zgon nastąpił za granicą, procedura wygląda inaczej: zagraniczny dokument zgonu podlega transkrypcji do polskich ksiąg stanu cywilnego, co wymaga tłumaczenia przysięgłego.
03
Ile odpisów aktu zgonu zamówić
Pierwszy odpis skrócony jest bezpłatny, ale jeden odpis to zdecydowanie za mało. Odpis zostaje w ZUS przy wniosku o zasiłek pogrzebowy, kolejny w banku, następny u ubezpieczyciela, jeszcze jeden u pracodawcy, a przy sprawach spadkowych potrzebne będą kolejne u notariusza lub w sądzie.
Rozsądny zapas to 5–7 odpisów skróconych. Dokupienie kolejnych później jest możliwe, ale oznacza dodatkową wizytę lub wniosek online i kilka dni zwłoki w sprawie, która często ma własny termin.
ZUS lub KRUS — wniosek o zasiłek pogrzebowy
Bank — zamknięcie rachunku i wypłata środków
Ubezpieczyciel — zgłoszenie roszczenia z polisy
Pracodawca — urlop okolicznościowy i odprawa pośmiertna
Notariusz lub sąd — poświadczenie dziedziczenia
Dostawcy mediów i operatorzy — zmiana lub rozwiązanie umów
04
Co dzieje się po rejestracji zgonu
Po sporządzeniu aktu zgonu dowód osobisty zmarłego traci ważność, a informacja o zgonie trafia automatycznie do rejestru PESEL. Nie oznacza to jednak, że instytucje same się dowiedzą: bank, ubezpieczyciel, operator telekomunikacyjny i dostawcy mediów wymagają osobnego zgłoszenia z odpisem aktu.
Od daty zgonu — nie od daty rejestracji — biegną najważniejsze terminy: 12 miesięcy na wniosek o zasiłek pogrzebowy, 6 miesięcy na przyjęcie lub odrzucenie spadku oraz 6 miesięcy na zgłoszenie SD-Z2 dla zwolnienia z podatku w najbliższej rodzinie.
Pierwszy odpis skrócony wydawany bezpośrednio po rejestracji zgonu jest bezpłatny. Każdy kolejny odpis skrócony kosztuje 22 zł, a odpis zupełny 33 zł.
Jaki jest termin zgłoszenia zgonu?
+
Zwykle 3 dni od sporządzenia karty zgonu. Jeżeli zgon nastąpił z powodu choroby zakaźnej, termin skraca się do 24 godzin.
Czy zgon można zgłosić w dowolnym urzędzie?
+
Nie. Właściwy jest urząd stanu cywilnego miejsca zgonu. Odpisy aktu zgonu można natomiast zamówić później w dowolnym USC lub przez internet.
Czy zakład pogrzebowy może zarejestrować zgon za rodzinę?
+
Tak, na podstawie pełnomocnictwa. To częsta część usługi — warto ustalić z góry, czy jest wliczona w cenę i ile odpisów zostanie zamówionych.
Ile odpisów aktu zgonu potrzeba?
+
W praktyce 5–7. Odpisy zostają w ZUS, banku, u ubezpieczyciela, u pracodawcy oraz przy sprawach spadkowych u notariusza lub w sądzie.
Czy akt zgonu można zamówić online?
+
Tak, odpisy aktu zgonu można zamówić elektronicznie z profilem zaufanym. Czas oczekiwania i sposób doręczenia zależą od urzędu.
Akt zgonu — pełna instrukcja urzędowa
Rozszerzone omówienie: właściwość urzędu, pełnomocnictwo, transkrypcja zagranicznego aktu zgonu, odpisy skrócone i zupełne, wnioski elektroniczne, sprostowanie błędów oraz terminy liczone od daty zgonu.
Rozwiń pełny przewodnikZwiń↓
Odpis skrócony a zupełny
Odpis skrócony zawiera podstawowe dane: kto zmarł, kiedy i gdzie. Wystarcza w ZUS, banku, u ubezpieczyciela i u pracodawcy. Odpis zupełny odtwarza pełną treść aktu wraz z adnotacjami i bywa wymagany przy skomplikowanych sprawach spadkowych oraz w postępowaniach zagranicznych.
Do obrotu międzynarodowego służy odpis wielojęzyczny wydawany na podstawie konwencji — przydaje się, gdy zmarły miał majątek lub polisę poza Polską.
Terminy, które ruszają od daty zgonu
14 dni — typowy termin zgłoszenia urlopu okolicznościowego u pracodawcy według regulaminu firmy
1 miesiąc — praktyczny termin zgłoszenia do banku i ubezpieczyciela, aby uniknąć naliczania opłat
6 miesięcy — przyjęcie lub odrzucenie spadku
6 miesięcy — zgłoszenie SD-Z2 dla zwolnienia z podatku od spadku w grupie zerowej
12 miesięcy — wniosek o zasiłek pogrzebowy w ZUS lub KRUS
Zgon za granicą i transkrypcja
Zagraniczny akt zgonu nie wywołuje w Polsce skutków, dopóki nie zostanie przeniesiony do polskich ksiąg stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Wniosek składa się w dowolnym USC, dołączając oryginał dokumentu i tłumaczenie przysięgłe.
Transkrypcja jest niezbędna, aby uzyskać polski odpis aktu zgonu, bez którego ZUS, banki i sądy spadkowe zwykle nie prowadzą sprawy.
Sprostowanie i uzupełnienie aktu
Błąd w akcie zgonu prostuje kierownik USC na wniosek osoby zainteresowanej, na podstawie dokumentów źródłowych — na przykład aktu urodzenia lub małżeństwa zmarłego. Uzupełnienie aktu dotyczy sytuacji, gdy brakuje danych, które powinny się w nim znaleźć.
Im wcześniej zauważysz błąd, tym mniej instytucji trzeba będzie później informować o korekcie. Sprawdź odpis jeszcze przy okienku.
